GUÍA PASO A PASO PARA QUE CERTIFIQUES TU EMPRESA EN EL SISTEMA ISO 9001-2015

Por: Lían Hernández

Introducción

La Norma ISO 9001-2015 es una herramienta que busca mejorar el desempeño y la eficacia de las organizaciones. No sólo es un sistema de gestión de la calidad SGC, ya que también busca mejorar la satisfacción del cliente con un enfoque de negocio.

Para obtener la certificación ISO, se debe implementar antes este sistema de gestión. Los pasos a seguir, de manera general son:

1. Conocer la Norma ISO que se desea certificar (en este caso la ISO 9001-2015).
2. Realizar una evaluación inicial que permita diagnosticar los requisitos de ISO con los que ya cumple la empresa.
3. Documentar todos los requisitos de la Norma.
4. Hacer la implementación del SGC.
5. Formar un equipo de auditores internos.
6. Cumplir con la auditoría de certificación.

Las normas ISO son las más populares del mundo. No sólo existe la de gestión de calidad, también existen la implementación del sistema de medio ambiente que es una guía para buscar un desarrollo sostenible, o el de seguridad y salud en el trabajo, entre las más empresas buscan implementar y certificar.

Este conjunto de normas internacionales que llevan en uso de manera formal desde 1987, son un requisito para muchas empresas de productos y servicios. Sin el ánimo de dar una respuesta simplista, quizás la razón de su fama se encuentra en que ayudan a cumplir los requisitos de las partes interesadas.

Los Sistemas de Gestión y la Norma ISO, se actualizan cada determinado tiempo. En el caso específico que nos ocupa, el sistema de gestión de la calidad ISO, en su última versión, 2015 ha adoptado una estructura de alto nivel que incluye requisitos adicionales como la satisfacción del cliente, la gestión de riesgos, la gestión de la cadena de suministro y las relaciones con los proveedores.

En Metaconsultec®, contamos con un catálogo especializado, para la formación e implementación de las Normas ISO. Todos nuestros cursos incluyen numerosos recursos como plantillas y formatos para implementar un sistema que no sólo busque obtener la certificación ISO, sino que busque mejorar la satisfacción de la cadena de suministro así como de las y los clientes y añadir valor a la organización.

¿Qué es la Norma ISO 9001?

Empecemos por definir que es la Norma ISO 9001. Es un sistema internacional que busca estandarizar los requisitos del producto a través de implementar un sistema de gestión de calidad eficaz en todas las áreas funconales de una empresa.

La Organización Internacional de Normalización , por sus siglas en inglés ISO (International Organization for Standardization), proporciona un marco para lograr implementar un sistema de gestión en etapas, las cuales incluyen:

1. Acciones formativas para toda la organización
2. El mapeo de procesos que consiste en una estructura para planificar e implantar su SGC.
3. Llevar un control documental que permita verificar el cumplimiento del conjunto de requisitos del sistema de gestión de la calidad SGC, mismos que se verificarán en dos procesos de auditoría.

De manera amplia, toda organización suele contratar el servicio de un despacho consultor que le brinde orientación, previamente al proceso de revisión, proceso que consiste en evaluar si los requisitos de ISO, se han cumplido de manera eficaz y eficiente.

Enfoque a procesos y pensamiento basado en riesgos

La Norma ISO 9001-2015 ha adoptado un enfoque a procesos de negocio y un pensamiento basado en riesgos, lo que significa que la organización debe analizar y comprender su contexto, las necesidades y expectativas de sus partes interesadas así como identificar los riesgos y oportunidades que pueden afectar la calidad de sus productos y servicios.

Cliente y liderazgo de la alta dirección

La Norma ISO 9001-2015 busca mejorar la satisfacción del cliente y para lograrla, pone en el centro, el liderazgo y compromiso. Esto significa que la organización debe tener en cuenta los requisitos del cliente y que la alta dirección debe liderar el esfuerzo del equipo, para implementar el sistema de gestión de la calidad, con este enfoque, cuya información documentada, será verificado por el auditor interno.

Diez capítulos, siete de obligatorio cumplimiento

La Norma ISO 9001-2015, como ya se mencionó, tiene una estructura de alto nivel que consta de diez capítulos. Los primeros tres tratan generalidades de la Norma y los siguientes siente son de cumplimiento obligatorio, es decir que forman parte del programa de auditorías internas tanto como de la auditoría externa.

Estos capítulos cubren temas como el contexto de la organización, liderazgo, planificación, apoyo, operación, evaluación del desempeño y mejora continua.

Mejorar el desempeño y la eficacia de las organizaciones

Obtener la certificación de la Norma ISO 9001-2015, tiene sentido en el marco de la mejora continua, toda vez que los requisitos de la Norma buscan la eficacia de las organizaciones, sobre todo en la entrega de productos y servicios de calidad para sus clientes.

¿Por qué es importante implementar un sistema de gestión de calidad?

Consejo importante:

la implementación de ISO 9001:2015 brinda una base sólida para mejorar la calidad, aumentar la eficiencia y lograr la excelencia operativa. Además, demuestra el compromiso de la empresa con la satisfacción del cliente y la mejora continua, lo que puede marcar la diferencia en un mercado competitivo y exigente.

Implementar un sistema de gestión de calidad ISO 9001-2015 en una empresa puede tener varios beneficios, entre los que se incluyen:

Enfoque en el cliente

La Norma ISO 9001-2015 se enfoca a cuidar, mediante la implementación de procesos, todas las etapas del ciclo de vida de los productos y / o servicios que ofrece la empresa en cada uno de los requisitos en el proceso de implementación.

Liderazgo de la alta dirección

La Norma de gestión ISO, requiere el liderazgo de la alta dirección en el establecimiento y mantenimiento del sistema de gestión de calidad, de gestión ambiental, o de gestión de la SST. Por eso implementar un sistema de gestión ISO, permite a la empresa enfocar el compromiso de la alta dirección hacia la mejora continua y la satisfacción del cliente.

Reducción de riesgos y aumento de la seguridad

El sistema de gestión de calidad, de acuerdo con la Norma ISO 9001, al igual que otros sistemas de gestión, se enfocan en la gestión de riesgos y oportunidades relacionados con sus procesos, lo que busca aumentar la seguridad y aprovechar mejor las oportunidades que ofrece el entorno.

Mejora continua

La Norma ISO 9001 requiere la mejora continua del sistema de gestión de calidad. Implementar un sistema de gestión de calidad permite a la empresa contar con procesos eficientes y efectivos que pueden ser mejorados continuamente para satisfacer las necesidades del cliente y alcanzar los objetivos de la empresa.

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¿Cuáles son los requisitos necesarios para obtener la certificación ISO 9001?

Para obtener la certificación ISO 9001, es necesario cumplir con ciertos requisitos, de los cuales, los obligatorios están marcados con * dentro de la misma Norma.

Conocer la norma

En primer lugar, es importante conocer la norma ISO 9001 para entender de qué manera se deben cumplir los requisitos para obtener el certificado ISO. Esto involucra conocer los siete capítulos de la Norma, así como los conceptos básicos de la calidad.

Realizar una evaluación inicial

Antes de implementar un sistema de gestión de calidad, es importante realizar una evaluación inicial de la empresa para detectar qué aspectos pueden mejorarse y qué procesos hay que ajustar para cumplir con los requisitos de la norma.

Documentar cada proceso

Una vez que se tienen identificados los procesos a ajustar, es necesario documentarlos para poder llevar un mejor control y seguimiento. La documentación suele comenzar con la elaboración de una política de calidad, el manual de calidad es necesario, aunque no es un requisito, ya que puede incluir una descripción de los procesos, objetivos y procedimientos.

Alinear los procesos a los objetivos de la Norma

Es importante que los procesos documentados estén alineados con los objetivos y requisitos de la norma ISO 9001. De esta manera, se asegura que la empresa esté trabajando de manera efectiva y enfocada a la mejora continua.

Realizar auditorías internas

Las auditorías internas permiten detectar posibles desviaciones en los procesos documentados, prevenir errores y aplicar acciones corectivas antes de la auditoría externa durante la cual el orgnanismo de certificación verificará el cumplimiento de los requisitos para emitir el certificado ISO. Este es el motivo por el cual es importante que estas auditorías sean realizadas por personal capacitado e imparcial.

Preparar para la auditoría externa de certificación

Finalmente, es necesario prepararse para la auditoría externa de certificación. Los pasos a seguir marcan que se debe seleccionar un organismo certificador reconocido y acreditado, que llevará a cabo la auditoría y verificará si se cumplen con los requisitos de la Norma.

¿Cómo implementar un sistema de gestión de calidad ISO 9001?

Mejorar la eficiencia de los procesos

Uno de los primeros pasos para implementar un sistema de gestión de calidad ISO 9001 es identificar mejoras en los procesos actuales de la organización para hacerlos más efectivos y eficientes. Aún cuando contar con un manual de calidad no es de los campos obligatorios que están marcados en el sistema de gestión de calidad SGC, sí es una herramienta importante.

En su requisito 4, las Normas ISO, tratan sobre el contexto de la organización, y busca ser un apoyo para que la empresa pueda identificar y comprender los factores de su entorno y las partes interesadas que apoyan y afectan el SGC.

El punto de partida es identificar los aspectos internos y externos que sean relevantes a su SGC, para dar cummplimiento a este requisito. Conviene, para identificar deficiencias la realización de un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), las cuales se deben documentar y luego establecer un plan de acción para corregirlas antes de la auditoría ISO.

Elaborar un plan de proyecto

Después de identificar las deficiencias en los procesos de la organización, es necesario elaborar un plan de proyecto para implementar EL sistema de gestión de calidad ISO 9001. Este plan debe incluir la definición de objetivos de calidad claros y específicos que se quieren alcanzar, los recursos necesarios, la distribución de tareas y responsabilidades, los plazos y los indicadores de medición y seguimiento. Es importante también definir un presupuesto para este proyecto y asegurarse de que los costos sean viables.

Capacitar al personal

El personal de la organización es un factor determinante en la implementación exitosa de un sistema de gestión de calidad ISO 9001. Es necesario capacitar al personal sobre los requisitos de la Norma, la importancia de su aplicación y cómo se aplicarán en los procesos de la organización. Se pueden utilizar diversos métodos de capacitación, como cursos en línea, capacitaciones presenciales, socializar manuales, guías y seminarios, que se ajusten a las necesidades de la organización y del personal.

Documentar los procesos

Uno de los requisitos fundamentales de la norma ISO 9001 que buscará verificar la entidad certificadora, consiste en documentar los procesos. Esto significa que se debe establecer una metodología que permita la sistematización de los procedimientos que se aplicarán en la organización para cumplir con los requisitos de la Norma. Se pueden utilizar diversos documentos para documentar los procesos, como manuales, guías, registros y formularios.

Realizar auditorías internas

Las auditorías internas son una herramienta importante para evaluar la implementación del sistema de gestión de calidad ISO 9001. Es una atribución del auditor interno ISO, que deben realizar auditorías de forma regular para verificar que los procesos, políticas y procedimientos, estén siendo aplicados correctamente y se estén cumpliendo con los requisitos de la Norma.

En este sentido, son los auditores internos quienes ayudan a identificar deficiencias y a implementar acciones correctivas, tanto para verificar que se cumplen todos los requisitos y para mejorar el sistema de calidad como para cumplir con la auditoría de certificación.

Llevar a cabo acciones correctivas

Las acciones correctivas son una herramienta de uso interno ISO, son necesarias para corregir las deficiencias que se identifican en los procesos de la organización, aún en aquellas con un producto servicio. Las acciones correctivas pueden incluir cambios en los procedimientos actuales, la capacitación del personal y la documentación de los procesos las cuales tienen como fin mejorar la satisfacción del cliente. Es importante establecer un plan de acción para llevar a cabo las acciones correctivas e incluir el seguimiento y la evaluación de los resultados.

Mejora continua

La mejora continua es un elemento clave en la implementación de la norma ISO 9001. La organización debe estar siempre buscando mejoras en los procesos y en la eficacia del sistema de gestión de calidad ISO.

Esto implica una evaluación constante de los procesos y la documentación de las acciones de mejora. La mejora continua puede llevarse a cabo mediante la realización de auditorías internas y externas, la recolección de datos, la retroalimentación del cliente y la evaluación del desempeño.

¿Cómo integrar otros sistemas de gestión a la ISO 9001?

Además de cumplir con los requisitos de ISO 9001, las empresas pueden integrar otras Normas internacionales y sistemas de gestión como la Seguridad y Salud Ocupacional y la de Mediol Ambiente, lo que reduce la duplicación y mejora la eficiencia durante la etapa de implementar y certificar, tanto como durante el proceso de la auditoría interna.

Esta práctica se conoce como sistemas integrados y permiten alcanzar múltiples beneficios, tales como la reducción del riesgo laboral, el impacto positivo en el medio ambiente y la mejora en la eficiencia energética.

Seguridad y salud en el trabajo

La integración de la ISO 45001 de Seguridad y Salud en el Trabajo y la ISO 9001 puede mejorar significativamente la seguridad de los empleados en el lugar de trabajo. De las normas internacionales, es también conocida como SST y debe ser una prioridad para cualquier negocio. Un sistema de gestión eficaz de SST asegura que los empleados estén seguros y saludables mientras realizan sus tareas, mejorando la satisfacción laboral y la productividad. Integrar la SST puede hacer que los procesos sean más eficientes y efectivos, promoviendo la mejora continua en la gestión de la seguridad y la salud de los trabajadores.

Ambiente

La integración de la ISO 14001 de Gestión Ambiental y la ISO 9001 puede mejorar la eficiencia energética y reducir el impacto ambiental de la empresa, lo que es esencial para cumplir con el reglamento ambiental y reducir costos. Introducir un sistema de gestión de medio ambiente puede mejorar la reputación de la empresa y darle una imagen de respeto hacia el medio ambiente. Además, también puede mejorar la relación con las partes interesadas y mejorar los resultados financieros.

La integración de los sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo y gestión ambiental con ISO 9001 puede ahorrar tiempo y recursos, aumentar la eficiencia y mejorar la calidad de los productos o servicios, logrando una gestión responsable y sostenible que impulse el crecimiento de la empresa.

¿Cómo mejorar el impacto ambiental, la eficiencia energética y la sostenibilidad con la ISO 9001?

ISO 9001 no solo se trata de mejorar la gestión de calidad en una organización, sino que también puede ayudar a mejorar su impacto ambiental y su sostenibilidad. Aquí te presentamos algunas maneras en las que la implementación de la norma ISO 9001 puede ayudar a tu empresa a mejorar su huella ambiental:

Reducción de residuos

Una de las maneras en que la implementación de la ISO 9001 puede ayudar a una organización a reducir su impacto ambiental es mediante la reducción de sus residuos. Esto se logra a través de la implementación de un sistema de gestión de residuos sólidos que permita una reducción del desperdicio y la reutilización o reciclaje de materiales.

Uso eficiente de los recursos

Otro beneficio de la implementación de ISO 9001 es el uso eficiente de los recursos. Esto incluye la gestión del consumo de energía y agua, la reducción del uso de materiales y la implementación de prácticas de producción sostenibles.

Mejora la eficiencia energética

La gestión de la energía es una parte importante de la implementación de ISO 9001. Mediante el análisis de los procesos y la identificación de oportunidades de mejora, es posible reducir el consumo de energía y, por lo tanto, disminuir la huella de carbono de la organización.

Responsabilidad social

La responsabilidad social es un aspecto cada vez más importante en los negocios y la implementación de ISO 9001 puede ayudar a las empresas a cumplir con sus objetivos sociales y ambientales.

¿Qué herramientas están disponibles para implementar la ISO 9001?

Cursos

Uno de los recursos más importantes para la implementación de la Norma ISO 9001 son los cursos de capacitación. Estos cursos brindan una comprensión completa de la gestión de calidad y la norma ISO 9001, así como de los requisitos para la certificación. En Metaconsultec®, contamos con diferentes programas y opciones disponibles tanto en línea como para realizar cursos presenciales para todas las empresas certificadas en ISO 9001 o que deseen certificarse.

Todos nuestros cursos son impartidos por expertos en gestión de calidad, certificados y tienen una duración que puede variar desde 8 hasta 24 horas, en niveles desde básicos, intermedios y avanzados.

Por ejemplo, algunos de los cursos con los que contamos son:

1. Auditor líder del SGC, basado en la iso 19011
2. Interpretación de la Norma del SGC ISO 9001-2015
3. Gestión del riesgo basado en ISO 31001
4. Auditor interno del SGC, basado en la ISO 19011
5. Gestión del riesgo medioambiental ISO 14001-2015
6. Identificación de aspectos ambientales
7. Auditor líder del SGA bajo la Norma ISO 14001-2015
8. Interpretación de la norma del sga iso 14001-2015
9. Taller de seguridad y salud en el trabajo
10. Interpretación de la norma del SGST ISO 45001-2018

Consultoría

La consultoría es otra herramienta mediante la cual las empresas logran implementar la Norma ISO 9001. En Metaconsultec® contamos con consultores profesionales con una gran trayectoria y experiencia en implementación y certificación de la Norma, y pueden ayudar a las organizaciones a identificar deficiencias en los procesos, elaborar un plan de proyecto, documentar los procesos, realizar auditorías internas y prepararse para la auditoría externa de certificación. Nuestros consultores también pueden ofrecer asesoramiento sobre cómo integrar otros sistemas de gestión, como la seguridad y salud en el trabajo y el ambiente, lo que reduce la duplicación y mejora la eficiencia.

Algunos de los servicios de consultoría relacionados con las Normas ISO, que ofrecemos en Metaconsultec® son:

1. Implementación iso 9001 2015 Gestión de calidad
2. Elaboración de estructura documental ISO 9001-2015
3. Auditoría interna al SGC ISO 9001-2015
4. Auditoría de segunda parte a proveedores
5. Construcción del Modelo de sustentabilidad

Para la implementación de las normas ISO, en Metaconsultec®, ofrecemos servicios como:

1. Evaluación inicial y diagnóstico para conocer el nivel y los requerimientos del sistema de gestión de calidad
2. Planes de implementación y análisis de brechas para conocer las fortalezas y debilidades del sistema
3. Capacitación y asesoría para la implementación y mejoramiento del sistema de gestión de calidad
4. Auditorías internas y verificación del cumplimiento de los estándares ISO 9001

Plantillas

Las plantillas son otra herramienta útil para implementar la Norma ISO 9001. Las plantillas son documentos pre-diseñados, sin embargo, es importante que siempre sean adaptados y personalizados por un experto, para que puedan satisfacer las necesidades específicas de la organización.

Algunos ejemplos de plantillas prediseñadas que se pueden utilizar son las de la Política de Calidad, el Manual de Calidad, el Procedimiento de Control de Documentos y el Registro de Auditoría Interna. Estas plantillas pueden ahorrar tiempo y esfuerzo en la elaboración de documentos y procesos necesarios para cumplir con los requisitos de la Norma, solo cuidando siempre que correspondan a la realidad de la organización.

Software

El software es una herramienta útil para controlar y monitorear el sistema de gestión de calidad. Hay varios programas disponibles en el mercado que pueden ayudar a las organizaciones a documentar y controlar los procesos relevantes para la norma ISO 9001. Sea que hallan sido especialmente diseñados para controlar el sistema de gestión de calidad de ISO 9001 o que sean otros programas adaptados para satisfacer las necesidades específicas de una organización. El uso del software puede reducir el tiempo y esfuerzo necesario para la implementación de la Norma, y también puede mejorar la eficiencia y la efectividad del sistema de gestión de calidad.

No importa si estás empezando desde cero o si ya tienes una base establecida, nuestra guía se adapta a las necesidades de tu organización. Con claras indicaciones y pasos accionables, podrás dar los pasos más importantes para fortalecer tu sistema de gestión de calidad.

Descárgala ahora y déjanos ser tu aliado en el camino hacia la excelencia en calidad y eficiencia.

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¿Cuánto tiempo se tarda en obtener la certificación ISO 9001?

El tiempo que se tarda en obtener la certificación ISO 9001 depende del tamaño y la complejidad de la organización. El proceso puede durar entre 3 meses y 1 año, pero se trata de una estimación basada en nuestra experiencia con clientes que ya han implantado su sistema de gestión de la calidad con Metaconsultec®.

El proceso es más complejo para las grandes empresas que para las pequeñas porque exige auditar todas las sedes a la vez, lo que puede requerir viajar por todo el mundo varias veces durante distintos ciclos de auditoría (las oficinas regionales suelen realizar las auditorías por separado). Además, las organizaciones con varias sedes deben asegurarse de que sus normas son coherentes en todas ellas antes de poder certificarse como una sola entidad con un único número de certificado.

¿Dónde obtener información de certificación en México?

Existen diferentes organismos certificadores, empresas líderes en certificación en México que ofrecen información completa sobre la certificación ISO 9001.

Estas empresas, suelen ofrecer servicios personalizados para los diferentes sectores y tamaños de empresas. Las certificaciones son realizadas por auditores altamente capacitados y los procesos son confidenciales y transparentes.

Muchas de estas empresas, como entidad certificadora, tienen oficinas en diferentes partes de México y cuenta con expertos en cada ramo de la industria.

Uno de los servicios más importantes que suele ofrecer la entidad certificadora, es el de la realización de auditorías de certificación ISO 9001.

Para quienes buscan información sobre la certificación ISO 9001 en México y latinoamérica, en Metaconsultec® ofrecemos una video conferencia sin costo en la que podemos abordar las diferentes opciones a las que puede acceder la emprea que desee certificarse, así también como empresas certificadoras que ofrecen el servicio a la medida de las necesidades de cada empresa, y cuentan con expertos altamente capacitados para llevar a cabo la certificación ISO 9001.

¿Porqué elegir Metaconsultec® para aprender sobre ISO 9001?

Metaconsultec® es una gran opción para aprender sobre ISO 9001 y para implementar esta Norma, debido a la oferta formativa especializada que tenemos a disposición de los interesados.

Cursos y diplomados

En Metaconsultec®, ofrecemos diversos cursos y diplomados que permitirán a los estudiantes profundizar en el tema de la norma ISO 9001. Estos cursos son impartidos por expertos en la materia, quienes cuentan con experiencia en la implementación de distintos sistemas de gestión de calidad.

Los cursos y diplomados están estructurados de manera que los participantes puedan aprender de forma gradual los conceptos y herramientas necesarias para la correcta implementación de la norma ISO 9001.

Talleres presenciales

Para aquellos que prefieren una formación más práctica, Metaconsultec® ofrece talleres presenciales que permiten a los participantes trabajar en proyectos reales para la implementación de la norma ISO 9001. Estos talleres son impartidos por expertos en la materia, y están diseñados para que los participantes pongan en práctica y comprendan mejor los conceptos y herramientas aprendidas.

Contacto

Metaconsultec® ofrece varias opciones de contacto para cualquier duda o consulta relacionada con sus cursos y diplomados. Además, también es posible solicitar información personalizada sobre los servicios ofrecidos, lo que permite a los interesados tomar una decisión informada sobre su formación en el tema de la norma ISO 9001.

conclusión

Ahora que conoces los pasos para obtener la certificación, es hora de empezar. El primer paso es evaluar la preparación de tu organización y determinar si la certificación ISO 9001 es adecuada para mejorar la satisfacción del cliente. Si es así, puedes revisar nuestro kit de herramientas gratuito [Enlace a guía de ISO] que te ofrece todo lo necesario para empezar a certificar tu SGC según la norma ISO 9001-2015.

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Lían Hernández

Soy CEO en Metaconsultec, me gusta compartir contigo estrategias para el crecimiento de tu negocio, a través de nuestros blog y podcast.